プロジェクト収支管理ツール6選｜やり方やよくある課題も解説

• プロジェクトの収支管理がうまくいっていない
• エクセル（Excel）でのプロジェクト収支管理に使いづらさを感じている
• プロジェクトの収支管理にツールを使いたいが、何を使ったらいいかわからない

プロジェクト単位でビジネスを遂行する企業にとって、プロジェクトごとの収支管理は経営の安定性を左右する重要な作業です。とはいえ、プロジェクト収支管理では管理すべき項目が多岐にわたる上に管理の正確さも問われるため、上記のような課題を抱えている企業も多いことでしょう。

プロジェクト収支管理を利益確保につなげるためには、正しい手順で管理を行うことや、ツールを活用することが重要になります。

本記事では、プロジェクト収支管理の適切な進め方を解説するとともに、ツールを活用して正確に収支管理をするためのポイントを紹介していきます。

プロジェクト収支管理とは

プロジェクト収支管理とは、プロジェクトの収支、すなわち売上と原価を管理することです。具体的には、以下の作業をまとめたものを指します。

• 依頼内容をもとにプロジェクトの稼働工数などを試算して原価を予測し、売上や目標利益を設定する（収支計画）
• プロジェクトを進行させて原価の実績を入力・集計する（収支の維持管理）
• プロジェクトの収支状況をもとに、赤字回避または収益を伸ばすための策をとる（収支の改善）

プロジェクトの収支管理を適切に行えていれば、トラブルが発生した際も原因を素早く察知し、赤字化を防ぐことが可能です。

▼収支管理のイメージ

例えば「時給1,000円の従業員が10時間作業する」と予測したタスクAがあるとします。するとタスクAの原価（労務費）の予測値は10,000円になり、収支管理によってプロジェクトの期中に原価がこの予測値通りなのか、乖離があるのかを把握できるようになります。原価実績を集計した結果タスクAの原価が予測値を超えそうであれば、リソースの再配置をしたり他のタスクの工数を圧縮したりといった対策を考えられるのです。

プロジェクト収支管理の目的

プロジェクトの収支管理は、進行中のプロジェクトの収支状況を正確に把握することで最終的な赤字を回避するために行われます。プロジェクトごとに正確な収支管理が行われていれば、経営的なリスクを最小限にでき、健全な事業運営が可能になるのです。

そのためには、以下の3点を意識して収支管理に取り組むことが重要になります。

1. プロジェクト開始前の収支計画を厳密に行うこと
2. プロジェクト開始後は、リアルタイムで収支情報を管理していくこと
3. 収支情報をもとに、こまめに分析・改善策の実行をすること

これらのポイントを押さえて収支管理を行うことができれば、プロジェクトの進行度合いにあわせて適切な対策をとれるようになり、赤字プロジェクトの削減につながるでしょう。

反対にプロジェクト収支管理の目的を理解せずに進めると、プロジェクトの課題が見過ごされてしまったり、正確なデータが集まらず次のプロジェクトに活かせなくなってしまったりします。

プロジェクト収支管理のやり方

まず前提として、プロジェクトの収支管理にはデジタルツールを使用しましょう。収支の計算を正確に行うことが重要となるので、可能であれば専用のツールを、導入が難しければエクセルなどの表計算ツールを使用します。

専用ツールの使い方や選び方については、「プロジェクト収支管理ツールとは」で後述します。

エクセルで収支管理を行う場合、インターネット上に公開されている無料テンプレートをベースにして自社に合うフォーマットに調整しましょう。

プロジェクト収支管理は、以下の3つのフェーズに分かれます。

それぞれの具体的な内容と実行するときのポイントを見ていきましょう。

1.プロジェクトの収支計画

プロジェクト開始前や立ち上げ期に実施する工程です。過去実績や市場動向などを参考にしながら、プロジェクトの予算を組んでいきます。

原価の予測は、過去の似たようなプロジェクトの工数データを参考にすると正確性が増すでしょう。例えば、ある従業員の「時給」「何人日でどのくらいの業務を遂行できたのか」といった情報がツールに蓄積されていれば、その内容を活用できます。

2.プロジェクト収支の維持管理

プロジェクトがスタートしたら、日々の原価実績をシステムに入力して数値を管理していきます。行うべき作業は、主に以下の2点です。

1. 日々の原価（工数）実績入力
2. 定期的な収支状況のモニタリング

プロジェクト進行中の収支管理では、毎日の工数実績を正確に把握することが最も重要です。なぜならプロジェクトにおける「原価」の大部分は、プロジェクトに携わる従業員の「労務費」となるからです。単価がいくらの従業員が、どのタスクにどのくらいの時間をかけたのかという情報がわからないと、プロジェクトにおける原価を把握することはできません。

日々の収支実績は、使用した経費や作業にあたった工数を登録することで管理します。この際、なるべく後回しにせずに実績を入力することが望ましいです。

3.収支の改善

収支が悪化したり予測との乖離が生じてきたりした場合は、プロジェクトの収支を改善させるための方策をとります。どのような要素が収支の悪化につながっているかを突き止め、原因を分析して対策を行います。

またプロジェクトの収支情報は、次回のプロジェクト収支管理に活用することもできます。例えば「工程Xにおいて、原価の予測値と大幅に乖離してしまった」というデータがあれば、次回のプロジェクトでは最初から工程Xの原価を多めに見積もっておく、などといった対策ができるようになります。

プロジェクト収支管理についてよくある課題

プロジェクトでより多くの利益を確保するためには、収支の数値を正確に管理することが重要です。とはいえ収支管理を正確に行うのは難しく、以下のような課題を抱えている企業が多いことも事実です。

• リアルタイムでの情報把握ができていない
• 人や物といったリソースを管理するツールがバラバラで、収支情報を一元管理できていない
• 工数と勤怠が一致しない

それぞれの課題の内容と解決策をあわせて見ていきましょう。

課題1.リアルタイムでの情報把握ができていない

収支管理において重要なのは、いかにリアルタイムの収支情報を把握するかという点です。毎日の原価実績を把握できていないと「気づいたときにはプロジェクトが赤字になっていた」という事態が起こりうるため、経営上のリスクが大きくなります。

時間が経つほど乖離は大きくなり対処が困難になるため、週次・月次だけではなく「リアルタイム」で情報を把握することが重要になるのです。

以下のような運用を行っていると、適切な分析やスピード感のある改善を行えない可能性があります。

• 工数登録、経費登録といった日々の収支情報の入力が後回しになっている
• 収支実績の入力のタイミングや方法に関して、社内でルールを定めていない
• 管理ツールの機能不足により、見たいときに見たい情報をグラフ化できない

特に工数登録は、後回しにすることで作業の記憶が曖昧になるため正確性が損なわれ、虚偽入力などの危険性も生まれます。そのため、日々の工数登録を習慣化させる仕組みやルールを整えることが重要です。

課題2.人や物といったリソースを管理するツールがバラバラで、収支情報を一元管理できていない

収支管理を行っていても、以下のような環境に当てはまる場合、プロジェクトの収支改善が遅れてしまうかもしれません。

• 工数管理や経費管理を別々のシステムで管理している
• 売上・工数・経費などを、エクセルを使って管理している
• 部署によってデータの管理方法やルールが異なる

収支管理に必要なデータは全社同一のシステムを使って一元管理できるとよいでしょう。収支管理に必要な機能が揃ったシステムであれば、重複入力の手間や誤入力のリスクを減らせます。

課題3.工数と勤怠が一致しない

プロジェクト型ビジネスにとって、原価のなかで多くの割合を占めるのは「労務費」です。

労務費を計算するためには、誰がどのプロジェクトにどの程度の時間をかけたのかという「工数」を正確に把握する必要があります。工数がわからないとプロジェクトにかかった人件費を計算できないため、収支情報が信頼性のないものになってしまいます。

本来一日の工数の合計と勤務時間は一致するはずですが、工数と勤怠を別々に管理していると整合性の確認が難しくなってしまうため注意が必要です。

例えば複数プロジェクトを同時進行させている従業員の場合、正確な工数を取得するためには、1分単位で勤務時間を計算し、かつ各プロジェクトに費やした時間を割り当てなければいけません。勤務時間のなかにはプロジェクトに関わらない作業時間もあるため、日々細かな計算を行って工数を入力するのは非常に困難な作業です。

上記のような課題の解決に役立つのが、勤怠と工数を同一画面で入力できるシステムです。以下のような機能が備わっているため、細かく手間のかかる計算を行わなくて済みます。

• 勤務時間を参照しながら工数を入力できる
• カレンダーアプリを同一画面上で開き、参照しながら工数を入力できる
• 稼働時間をもとに工数を按分できる

▼カレンダーアプリを参照しながら工数入力を行うイメージ
▼稼働時間をもとに工数を按分するイメージ

プロジェクト収支管理にエクセルを使う場合の注意点

エクセルで収支管理を行う場合は「ほぼ無料で行える」「操作に慣れている人が多いためメンバーに浸透させやすい」といったメリットがあります。

一方で下記のような注意点があることを把握しておかなければなりません。

• リアルタイムでの入力が難しい
• 複数人で同時に操作しにくい
• ファイルの量が増えるとデータの管理が難しくなる
• 担当者にしかわからないマクロや関数が組んであるなど、属人化しやすい
• 入力ミスや入力漏れが発生しやすい
• データの分析がしにくい

エクセルを使用する上での最大の注意点は、入力や運用の際にミスが発生しやすい点です。例えば、共有化したエクセルで他の担当者が更新した際にデータが消えてしまうなどのリスクが考えられます。また「予算管理」「原価管理」を別々のファイルで行っている場合、複数のファイルを開きながら転記をする手間がかかり、ミスの要因にもなりえます。

そのため「プロジェクトメンバーが極めて少人数」「プロジェクトが小規模」などの場合を除き、プロジェクト収支管理には専用ツールを活用するのがおすすめです。

次章から、プロジェクト収支管理ツールの選び方やおすすめの製品を紹介します。

プロジェクト収支管理ツールとは

プロジェクト収支管理ツールとは、プロジェクトの原価や工数、経費などの情報を一元管理できるシステムを指します。プロジェクト収支管理ツールに搭載されている基本的な機能は、以下の通りです。

機能	できること
予実管理機能	予算や原価、粗利率などに関して、予算と実績を比較できる機能
工数管理機能	プロジェクトごとにメンバーの工数を管理できる機能。労務費を算出する機能が付属する場合もある
原価管理機能	労務費や経費、仕入れ価格などをプロジェクトに紐づけて、原価を算出・分析できる機能
経費精算機能	経費をプロジェクトに紐づけて管理できる機能
ワークフロー機能	システム上で各種申請・承認・稟議が行える機能
販売管理機能	受発注に関する確認や申請・管理業務などを効率化できる機能

※製品によってできること、できないことがあります。

プロジェクト収支管理ツールを使用することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 現時点での工数や原価を可視化し、計画通りの収支状況でプロジェクトが進行しているかを逐一確認できる
• 収支管理に関係するデータを一元管理できる
• 集計や分析の精度が上がり、ミスを減らせる
• 入力したデータが自動的に各種機能に連動されるので、重複入力の手間がなくなる
• 最新のデータがわかりやすく、過去データの検索も容易になる
• ペーパーレス化が進み、業務効率アップやコスト削減につながる

プロジェクト収支管理ツールの選び方

続いて、プロジェクト収支管理ツールの選び方を確認していきましょう。プロジェクト収支管理ツールには様々な種類があり、自社に合ったものを選ぶことで業務効率を改善することができます。

以下4つのポイントで製品を比較して目星をつけ、自社の管理目的に合うものを選びましょう。

項目	選ぶときの主なポイント
機能（タイプ）	「工数管理が行えるタイプ」「ERPタイプ」「案件管理がメインのタイプ」の3種類から自社に必要な機能を過不足なく満たしたものを選ぶ
費用	月額利用料がかかるが導入しやすい「クラウド型（SaaS）」か、まとまった費用がかかるが自社サーバー上にシステムを構築できる「オンプレミス型（インストール型）」かを選ぶ
操作感	トライアルやデモなどで実際に操作を確認した上で、直感的に使えるものを選ぶ
管理項目・設定	自社の収支管理項目に合ったものを、ベンダーに相談した上で選ぶ

導入後に後悔しないためには、導入前の段階でベンダーに相談して詳細な情報を確認することが大切です。

機能（タイプ）

プロジェクト収支管理ツールは大きく以下3つのタイプに分けることができ、タイプによって搭載されている機能の幅が異なります。

タイプ	特徴
工数管理が行えるタイプ	労務費の算出に必要な「工数」を正確に取得できる 工数をもとにプロジェクトの原価管理などが行える 高度な収支分析やプロジェクトの進捗管理をサポートする機能に優れる
ERPタイプ	収支管理の他に、販売管理・会計管理・在庫管理などの基幹業務全般を管理できる 受注や購買など、システム処理を伴う作業を一括して管理できる
案件管理がメインのタイプ	見積もり管理や受発注管理など、案件の管理が行える 複数部署に関わる確認業務や申請業務を効率化できる

「どの作業を重点的に管理したいのか」「業種に合った機能はどれか」といった観点で比較し、自社に合った機能を持つツールを選びましょう。

費用

プロジェクト収支管理ツールの料金は、クラウド（SaaS）型かオンプレミス（インストール）型かで大きく異なります。

クラウド型とはインターネットクラウドのプラットフォームにログインして使用する形態のシステムを指し、現在の主流です。

一方のオンプレミス型は自社のサーバーにインストールして使用するタイプです。導入費用は高額になりますが、高いセキュリティ性を確保できるという利点があります。

クラウド型の場合、費用は導入時にかかる「初期費用」と、毎月請求される「月額費用」で構成されています。機能を追加する場合は、オプション料金やカスタマイズ料金がかかる場合があります。

クラウド型収支管理システムの月額費用相場は、1ユーザーあたり1,000円～8,000円ほどです。ただし機能数によって費用は大きく異なるため、費用だけで製品を選ぶのはおすすめしません。

基本的に、機能数が充実しているほど製品価格は高くなる傾向にあります。必要な機能のみを過不足なく満たしたツールを選べば、無駄な費用を減らすことができるでしょう。必要に応じて有料のオプション機能を利用することで、無駄なく自社に合った機能を追加できる場合もあります。

操作感

製品によって、操作感や画面のUIは大きく異なります。以下の観点で、自社にとって使いやすいツールを選びましょう。

• ボタンひとつで作業時間を登録できたり、スライダー操作で選択できたりと、直感的に入力できること
• レポート表示が見やすいこと
• 他システムとの連携機能があり、簡単な操作でインポートやエクスポートができること

上記のようなポイントを確認するには、実際にツールを使ってみることが重要です。製品導入の際は必ずデモなどを活用し、実際の操作性を確認しましょう。

またトライアルの際は、様々な部門のメンバーに参加してもらい、意見を聞いた上で決定することをおすすめします。

管理項目・設定

業種によって、管理すべき原価の内訳は異なります。自社の業種に合った原価の科目が過不足なく揃っているかを確認しましょう。

前述のように「勤怠と工数が一致しない」という課題は非常に多くの企業で見られるので、両者を一元管理できるシステムがおすすめです。

管理項目や設定の内容など、システムに関する細かい仕様は製品のベンダーに確認しないとわからないことも多いです。インターネット上の情報だけで製品を決定することは避け、必ずベンダーに直接話を聞いた上で選ぶようにしてください。

※最新の情報についてはお問い合わせください。

▼収支管理のイメージ

※プロジェクトごと・月ごとにどれくらいの原価がかかっているのか、それは予定に対してどの程度乖離があるのかがひと目でわかる。

▼収支管理に必要となる「工数」を正確に入力できる

TimeCrowd（タイムクラウド）

※引用：TimeCrowd公式サイト

TimeCrowdは、ワンクリック打刻で工数を測定できるシンプルな工数管理ツールです。

プロジェクト収支管理において必要な「工数」を適切に管理したい企業におすすめです。

SlackやGoogle（グーグル）カレンダーでタスクの連携ができるなど、他のサービスとの連携機能が豊富です。

特徴や主な機能	タスクごとの作業時間をワンクリック打刻によって計測できる Chrome（クローム）拡張機能やChatwork（チャットワーク）連携によって、文字入力なしでタスク登録ができる チーム、ユーザー、期間ごとのデータを出力できるレポート機能がある
初期費用	要相談
月額費用	要相談
おすすめの企業	使いやすくシンプルなツールで工数管理を習慣づけたい プロジェクト原価の大部分を労務費が占める

プロカン

※引用：プロカン公式サイト

プロカンは案件ごとの収支管理に特化したERPシステムで、UIの使いやすさ・画面の見やすさが評価されています。

予実管理・案件の損益計算といった収支管理に必要な機能はもちろん、顧客管理機能や見積もり作成機能も搭載されており、案件の進行を一括してサポートしてくれます。

収支管理のみならず、プロジェクトの進行に関わるデータをまとめて管理したい企業におすすめのシステムです。

特徴や主な機能	顧客管理・受注管理・経営分析など、プロジェクト収支管理に必要な業務を幅広く管理できる 売上貢献度をグラフ化し、高度な経営分析ができる
初期費用	125,000円〜 5IDまで。6ID以降、1IDにつき25,000円
月額費用	月額利用料22,500円〜＋1ID：4,500円〜 6～30IDまで。31ID以降3,000円
おすすめの企業	プロジェクト受注以降の販売・収支管理・案件進行を一括してシステムで管理したい 収支管理に特化した、使いやすいUIを求めている

LEEAD（リード）

※引用：LEEAD公式サイト

LEEADはプロジェクト収支をリアルタイムで「見える化」する、プロジェクト会計クラウドです。過去から現在までのプロジェクト収支を、組織横断や各種セグメントなど様々な切り口で分析できます。

工数や経費データのインポート・エクスポート機能も搭載しており、他サービスとのデータ連携も容易です。

プロジェクトの会計に特化してシステム化したい場合におすすめのクラウド型システムです。

特徴や主な機能	予実管理機能によって、今後の収支状況や人員計画を見通せる 顧客ごと、部署横断など様々なセグメント分析に対応 収支・工数・経費データのインポートやエクスポートができる
初期費用	要相談
月額費用	要相談
おすすめの企業	プロジェクト会計に特化した収支管理システムを検討している 組織横断など様々な切り口で収支の分析を行いたい

クラウドERP ZAC（ザック）

※引用：クラウドERP ZAC公式サイト

ZACは、プロジェクト型ビジネスに特化したクラウドERPです。業種に合わせたソリューションを提供しており、必要な機能を組み合わせてプロジェクトの収支管理を行えます。

プロジェクトごとに、売上・仕入費・外注費・勤怠（工数）・経費を紐づけて管理でき、正確な収支管理を実現します。

プロジェクト収支の予実対比機能を活用することで、収支改善に活かせるシステムです。

特徴や主な機能	一つのプロジェクトの売上に対して外注費や仕入費、労務費、経費などの関連コストを紐づけられる プロジェクトごとの収支をひと目で把握できる プロジェクトごとの予実対比が行える 必要な機能を選択・カスタマイズできる
初期費用	100,000円～
月額費用	要相談
おすすめの企業	販管費や外注費なども含めて、プロジェクトの収支を正確に把握したい 多様な選択肢から自社で必要な機能を選んでカスタマイズしたい

楽楽販売

※引用：楽楽販売

楽楽販売は、その名の通り販売管理を効率化するためのシステムです。

例えば以下のような機能があり、エクセルやメールで管理しているあらゆる社内業務をシステム化することができます。

• 見積もり管理
• 受注・発注管理
• 請求管理
• 売上管理
• 発注・支払管理
• 契約管理
• 営業案件管理
• 進捗管理
• 購入申請管理　など

特徴や主な機能	複数部署にまたがる申請業務や、在庫数や取り扱い商品のデータ入力作業、原価のデータ入力作業などを効率化できる 書類作成や情報共有などの業務時間を大幅に削減できる カスタマイズ性が高く、マウス操作のみで業務内容に合わせた作り込みができる
初期費用	150,000円
月額費用	60,000円～ ※利用ユーザー数やデータベース作成数に応じて変動します。
おすすめの企業	紙やエクセルでの管理業務を削減したい 収支管理だけではなく、受発注に関するあらゆる業務を効率化したい

まとめ｜プロジェクト収支管理を正しく行うにはツールを活用しよう　

プロジェクト収支管理を企業の経営改善につなげるには、以下のポイントを意識して実施する必要があります。

• 過去実績を参考にしながら、予算立案などの収支計画を精密に行うこと
• 収支実績をリアルタイムで管理すること
• プロジェクトの期中に、定期的に分析・改善策を実行すること

上記のポイントを押さえながら効率良く収支管理を進めるには、「予算」「工数」などを一元管理できるツールを活用することが重要です。特に労務費が原価の大部分を占めるプロジェクト型ビジネスにとっては、「工数管理」を適切に行えるかが大きなポイントになります。

プロジェクトの収支管理に必要な項目を洗い出し、自社に必要な機能をチェックした上で過不足のない機能を持ったツールを選ぶことで、収支管理は格段に楽になり、正確性も増します。

特に現在エクセルでの管理に限界を感じている場合は、ぜひプロジェクト収支管理ツールの導入を検討してみましょう。